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Tutorial

Cómo preparar sus datos en una hoja de cálculo de Microsoft Excel® para el servicio de etiquetas metálicas preimpresas de InfoSight

Introducción

Para hacer uso del servicio de etiquetas preimpresas de InfoSight, deberá enviarnos sus datos para que podamos imprimirlos en sus etiquetas. La forma más fácil de enviarnos sus datos es por hoja de cálculo Excel. La mayoría de las empresas tienen acceso a la hoja de cálculo más importante de Microsoft, y para aquellos que no lo tengan, el paquete de código abierto (y gratuito) de OpenOffice puede crear fácilmente hojas de cálculo en el formato de archivo de Excel.

Diseño de etiqueta

El primer paso en la creación de su archivo de datos de Excel es identificar los campos de su etiqueta que recibirán los datos. No todos los campos del diseño de la etiqueta deben incluirse en el archivo de datos. Algunos campos (como el nombre de su empresa, por ejemplo) nunca cambian y se consideran "constantes" o "fijos". Otros campos deben tener datos diferentes sobre cada etiqueta, por lo que deben sustraer los datos de su archivo de datos.

Este es un diseño de etiqueta de muestra creado para nuestro tutorial de diseño de etiquetas del productor LabeLase® que muestra una etiqueta con varios campos de datos. Tenga en cuenta que algunos de estos campos, como la palabra SIZE (TAMAÑO) y LENGTH (LONGITUD) son campos fijos que nunca cambian de etiqueta en etiqueta. Otros, como "#43 METRIC (#14 BAR)" y "64FT 6.00IN" son diferentes (o pueden serlo) en cada etiqueta individual. Estos campos variables son los que usted necesita incluir en la hoja de cálculo Excel. Añadiremos los otros campos fijos a su diseño para que no cambien.

Tenga en cuenta que crearemos los campos del código de barras mediante la vinculación a los otros campos de texto en su diseño y en su archivo de datos. Si los datos a codificar en el código de barras no vienen de los otros campos de texto y no se pueden derivar de esos campos, entonces deberá añadir una columna a la hoja de cálculo específicamente para el código de barras. Si no está seguro, por favor póngase en contacto con su representante de ventas de InfoSight o con la fábrica para obtener asistencia.

Filas y columnas

Una vez que haya identificado los campos que serán necesarios para recibir los datos del archivo de datos, puede comenzar a crear su hoja de cálculo Excel.

Columnas: cada campo en su diseño de etiquetas requiere una columna en la hoja de cálculo. Recomendamos que la primera fila de la hoja de cálculo contenga el nombre de cada campo en su respectiva columna. Esto nos ayudará a que coincida su formato de hoja de cálculo con el diseño de etiqueta que crearemos para recibir los datos. Aunque no es obligatorio que tenga los nombres de campos en la primera fila, esto puede ayudar a reducir la posibilidad de errores cuando procesemos sus etiquetas.

Filas: cada etiqueta que desee imprimir requiere una fila en la hoja de cálculo. A medida que procesemos su hoja de cálculo, cogeremos cada fila del archivo y sustituiremos directamente el contenido de cada columna con el campo asociado en su diseño de etiqueta. Por lo tanto, cada fila de la hoja de cálculo corresponde a una etiqueta. Si desea imprimir más de una copia de la etiqueta, consulte la siguiente sección.

En el ejemplo mostrado anteriormente, la hoja de cálculo Excel contiene 6 filas de datos. La primera fila simplemente tiene el nombre de cada campo para ayudarnos a vincular los datos en el archivo con los campos en su diseño, como se muestra a continuación.

Tenga en cuenta que la columna "I" tiene la etiqueta "RECUENTO" y contiene un número que no corresponde a ningún campo en el diseño de etiquetas. Este es un campo adicional que se utiliza para controlar el número de etiquetas que se pueden imprimir para cada fila de datos en el archivo. Esto se explica con más detalle en la siguiente sección.

Impresión de varias copias de cada etiqueta

Normalmente, cada fila de la hoja de cálculo corresponde a una etiqueta impresa. Si desea más de una copia de la misma etiqueta, simplemente repita la misma fila tantas veces como sea necesario. Puede hacerlo de esta manera, si lo desea, pero ello puede generar una gran cantidad de datos duplicados y archivos de gran tamaño. Afortunadamente, hay otra forma mejor de imprimir varias copias de cada etiqueta.

Una vez que haya creado una columna en la hoja de cálculo para cada campo en el diseño de etiquetas, agregue un campo adicional a la derecha del último campo de datos. Este campo es el campo "recuento" y puede etiquetarlo en la primera fila de su archivo, si lo desea. Sólo tiene que poner en este campo el número de etiquetas que desee imprimir utilizando los datos de esa fila. Puede incluso tener un recuento diferente para cada fila si así lo desea.

Consejos y trucos

Estos son algunos consejos que le facilitarán crear una hoja de cálculo que satisfaga nuestras necesidades y minimice cualquier problema.

Hay disponible para su descarga una hoja de cálculo Excel de muestra con el formato adecuado. Le dará una idea de cómo estructurar su propio archivo de hoja de cálculo.

Conclusión

Esto concluye nuestro tutorial para crear una hoja de cálculo de Excel que contenga los datos de su pedido de etiquetas preimpresas. Una vez que haya guardado la hoja de cálculo, puede enviarla por correo electrónico a su representante de ventas de InfoSight o a sales-es@infosight.es.

Gracias por utilizar nuestro servicio de etiquetas metálicas preimpresas.

InfoSight®, InfoTag®, PermaLabel® y X-Tag® son marcas registradas de InfoSight Corporation
Excel® es una marca registrada de Microsoft

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